27 augustus 2019

Projectmanagement in de praktijk: Vallen en weer opstaan!

Open een vakblad en methodes zoals Srum, Agile, Lean, Six Sigma, Prince2 komen voorbij. Organisaties zijn voortdurend op zoek naar de best passende methode om gewenste resultaten te behalen. Voor de ene organisatie werkt een Scrum aanpak perfect, waarbij een andere organisatie zich meer richt op de ietwat traditionelere Prince2 methode. Welke methode ook toegepast wordt, issues binnen een projectteam komen helaas zeer regelmatig voor.

Wanneer je binnen een projectteam vragen stelt over wat beter kan binnen het project kun je antwoorden verwachten zoals: tijdsdruk te hoog, geen duidelijkheid, te krap budget, collega’s die hun werk niet tijdig uitvoeren of agenda’s die niet vrij gemaakt (kunnen) worden.

Bovenstaande issues zijn enkele voorbeelden. Hoe is het toch mogelijk dat sommige projectteams keer op keer tegen hetzelfde aanlopen? Wanneer je vervolgens doorvraagt en vraagt hoe het project is gestart, dan komen we te weten dat:

  • Er geen tijd wordt besteed aan de teamvorming – samenwerking
  • Verantwoordelijkheden worden niet of niet voldoende vastgelegd
  • Binnen projecten worden vaak over en weer verwijten gemaakt tussen projectleden
  • Risico’s worden van te voren niet of niet voldoende geïnventariseerd

Kortom men start met een project, zonder of met minimale voorbereiding en echt project management ontbreekt. Om een project te kunnen laten slagen is een gedegen voorbereiding naar mijn mening van essentieel belang.  Zodra ik als Projectmanager de verantwoordelijkheid krijg voor een project heb ik een vijftal key regels die ik wil overbrengen binnen het team:

  • Zorg dat het projectteam elkaar ontmoet, leert kennen en verwachtingen naar elkaar uitspreekt
  • Doelstellingen van het project moeten bij iedereen duidelijk zijn
  • Wees kritisch naar elkaar – maar wel op een respectvolle manier (niet wijzen naar elkaar!)
  • Erken fouten en ga gezamenlijk op zoek naar de oplossing
  • Zorg dat het leuk blijft; enthousiasmeer het team en vier successen (hoe klein ze soms ook lijken)!

En laten we eerlijk zijn; tijdens een project blijft het vallen, opstaan en weer doorgaan! Maar dat maakt het werk zo dynamisch! Ieder project is uniek, uit ieder project ontstaan lessons learned en met ieder project kun je jezelf ontwikkelen tot een nog betere projectmanager! Heerlijk toch!