04 februari 2019

The power of two: De beste manier van samenwerken

Vanaf morgen gaan Facility Managers zichzelf iets afvragen. Hoe vaak zit ik nou eigenlijk om de tafel met de leverancier/partner om te bespreken hoe de samenwerking gaat? En nee, dan gaat het niet over de wekelijkse of maandelijkse overleggen over de geleverde dienstverlening en kosten die daarbij komen kijken. Op het moment dat het antwoord is: te weinig, dan is het tijd om in actie te komen. Plan een koffie afspraak en start de dialoog om het partnership te versterken.

 

Partnerships nader toegelicht.

Een partner is een partij waarmee je een zakelijke klant-leverancier relatie hebt, met commitment voor een bepaalde periode, waarbij niet alleen informatie, maar ook risico’s en investeringen worden gedeeld.

Contracten in de facilitaire wereld zijn omvangrijker geworden. Facilitaire diensten worden vaker uitbesteed en dit gebeurt regelmatig met een lange looptijd. In veel gevallen gaat de opdrachtgever hierbij over naar een regieorganisatie die de vraag van de interne klant en het aanbod uit de markt op elkaar afstemt. De regieorganisatie is aangewezen op haar leveranciers.

Opdrachtgevers en leveranciers starten in deze setting vaak onder de noemer partnership. Bij aanvang van de samenwerking wordt echter maar zelden aandacht besteed aan het concretiseren van dit begrip. Het gevolg is vaak dat de verwachtingen omtrent het partnership uiteenlopen. Dit is een gemiste kans voor beide partijen.

Wat is de meerwaarde van een partnership?

Wanneer een samenwerking vanuit partnership wordt ingestoken, hebben zowel de regieorganisatie als de leveranciers hier idealiter een voordeel. De regieorganisatie wordt ontzorgd en de leveranciers hebben hun vaak gewenste continuïteit. Een partnership kan onder meer leiden tot kostenbesparing, een positieve ontwikkeling van de klanttevredenheid en aantrekkelijk werkgeverschap voor de opdrachtgever enerzijds en een groter marktaandeel en groei voor de leverancier anderzijds.

Een samenwerking levert deze meerwaarde pas als beide partijen investeren in de samenwerking. Beide partijen hebben elkaar nodig om de dienstverlening te optimaliseren. Door middel van een partnership creëer je onderlinge verbondenheid en juist die verbondenheid maakt het verschil op de werkvloer. Uiteindelijk merkt de interne klant hier het meest van, doordat medewerkers van de leveranciers zich verbonden voelen met de organisatie. De medewerkers gaan zich een deel van het team voelen, waardoor de dienstverlening steeds beter aansluit op de behoefte van de interne klant.

Focus op de relatie

Vaak wordt er tussen opdrachtgever en leverancier meer gesproken dan dat er daadwerkelijk sprake is van een partnership. Wederom een gemiste kans voor beide partijen. Bij het managen van veel facilitaire contracten ligt de focus op de dienstverlening. De focus bij een partnership ligt echter op de relatie. Een partnership kenmerkt zich namelijk onder ander door gezamenlijke doelstellingen, het delen van informatie en risico’s, het samen creëren van waarde, wederzijds vertrouwen en open en eerlijke communicatie.

Na het uitbesteden van diensten draait de samenwerking om goede dienstverlening. Maar voor partnership is een goede relatie, met onderling vertrouwen voorwaardelijk. Intensieve communicatie en samenwerking tussen beide partijen is essentieel voor partnership en is nodig om samen in te kunnen spelen op de ontwikkelingen in de organisatie.

Cultural fit

Voor een partnership is het belangrijk dat er een zogeheten cultural fit als basis is. De fit is van essentieel belang voor een succesvolle samenwerking. Als de cultural fit er niet is, dan is het vormen van een partnership met meerwaarde een stuk lastiger.

Binnen het partnership is het geven en nemen. Het is uiterst belangrijk dat hier een gezonde balans aanwezig is tussen beide partijen. Vraag geen onrealistische dingen aan je partner.

Binnen een samenwerking kan er onderscheid gemaakt worden in harde en zachte factoren. De ‘harde factoren’ hebben betrekking op de gezamenlijke doelstellingen, contractafspraken en het creëren van een win-win situatie. Naast de ‘harde’ factoren zijn er een aantal ‘zachte’ factoren bepalend voor een succesvolle samenwerking zoals; vertrouwen, betrokkenheid, tevredenheid, open communicatie en de cultural fit tussen beide organisaties.

 

‘Een partnership realiseer je door vertrouwen op te bouwen met je partner’

 

Uit het onderzoek van Danique blijkt dat organisaties meer tijd en energie besteden aan de harde factoren. De harde factoren zijn vanzelfsprekend en worden, in tegenstelling tot de zachte factoren, vaak vastgelegd op papier. Doordat deze factoren vaak niet worden vastgelegd worden ze op den duur vergeten in de samenwerking, terwijl juist deze factoren het verschil maken in het partnership.

De gewenste situatie binnen een partnership kan gerealiseerd worden door de focus te leggen op de zogenaamde ‘zachte’ factoren. Pas als dit er is, ontstaat er een duurzame vorm van een partnership die de leverancier vrijheid geeft in het organiseren van haar dienstverlening, en de opdrachtgever werkelijk ontzorgd.

Stappenplan

Om dit te kunnen realiseren is er volledige samenwerking van beide partijen nodig. Hieronder een stappenplan wat bijdraagt bij het bouwen van een partnership.

Stap 1. Ga de dialoog aan.

Stap 2. Concretiseer de partnership doelstelling.

Stap 3. Zet relatiemanagement centraal.

Stap 4. Organiseer themabijeenkomsten met thema’s zoals: vertrouwen, betrokkenheid, tevredenheid en open communicatie.

Met name in de beginfase is er tijd nodig om elkaar goed te leren kennen. Neem hier ook tijd voor. Met een goede start kunnen beide organisaties op één lijn komen, waardoor het beste uit het partnership behaald wordt.

 

Wanneer plan jij je koffie afspraak met je partner?