28 augustus 2018

Trends in Integraal FM-samenwerkingen

VERTROUWEN IS KEY

Integraal FM-samenwerkingen kunnen een interessante managementoplossing zijn. Ten opzichte van de eerste generatie-contracten zijn de huidige contracten op duidelijk andere uitgangspunten gebaseerd. Wat zijn de trends en ontwikkelingen op het gebied van IFM?

Integraal facility management (IFM) kent sinds de beginjaren van het millennium een jaarlijkse groei. IFM, een managementmodel waarbij de facilitaire organisatie (inclusief het management) is uitbesteed aan een externe dienstverlener, groeit niet alleen in marktaandeel, maar heeft de laatste jaren ook een enorme professionaliseringsslag doorgemaakt. Bij de eerste IFM-contractvormen waren opdrachtgevers nog huiverig voor het uit handen geven van de ‘controle’ en werden allerlei “wat als… scenario’s” bedacht. Inmiddels zijn er voldoende voorbeelden dat IFM een interessante management- oplossing kan zijn. In dit artikel staan de trends en ontwikkelingen op het gebied van IFM centraal.

IFM: WAAR KOMEN WE VANDAAN?

In de afgelopen jaren lag de grootste focus bij Integrated FM-samenwerkingen op een aantal hoofdpunten: het realiseren van besparingen, de overgang van grote groepen facilitair personeel naar de dienstverlener en het maken van de vertaalslag van sturen op input naar sturen op resultaat. Aan de zijde van de opdrachtgever was het gevoel na een aantal jaar samenwerken in IFM-verband niet altijd positief: verwachte besparingen werden niet altijd gehaald door de IFM- aanbieder, er was teleurstelling over het uitblijven van innovatieve oplossingen en de afgesproken doorontwikkeling bleef achterwege. Maar ook aan de zijde van de IFM-aanbieder waren er soms minder positieve gevoelens: de vraagstelling, ambities en visie van opdrachtgevers bleken vaak onvoldoende concreet en men liep tegen een opdrachtgever aan die moeite had met het loslaten van de operationele dienstverlening. Waar staan we nu en waar willen we naar toe? Zowel opdrachtgever als de IFM-aanbieder hebben zich de laatste jaren enorm ontwikkeld. Waar de focus, bij ‘generatie 1.0’-contracten nog steeds ligt op het realiseren van besparingen en de overgang van grote groepen facilitair personeel, zien we met name de focus bij ‘generatie 2.0’-contracten veranderen. Deze vernieuwde focus ligt steeds meer op het aantoonbaar creëren van meerdere soorten waarden voor de eindgebruikers en het kunnen meebewegen met de ontwikkelingen van het primaire proces. Daarnaast dient steeds meer een bijdrage geleverd te worden aan sociale thema’s zoals vitaliteit en duurzaamheid. Ook de IFM-aanbieders zijn in beweging en zetten vol in op het vergroten van hun innovatiekracht en het verbeteren van hun aanpassingsvermogen. Hieronder komen enkele trends aan de orde die momenteel hét gesprek van de dag zijn binnen IFM-contracten.

“Meer en meer stappen opdrachtgevers over van resultaatgerichte sturing naar outputsturing. Dus geen ‘eindeloze’ lijst met KPI’s meer, maar de klantbeleving centraal stellen.”

PARTNERSHIP

Al jaren wordt er gesproken over “het creëren van een partnership”. Bij de eerste IFM-contracten was vaak geen sprake van een partnership. Dit kwam grotendeels door wantrouwen vanuit de opdrachtgever, discussies over kosten en discussies over de gewenste dienstverlening versus de geleverde kwaliteit. De markt heeft in de afgelopen jaren echter veel geleerd en inmiddels is de opdrachtgever zover om vertrouwen te hebben in de IFM-aanbieder (eigenlijk moeten we spreken van een IFM-partner, wat we dan ook in het vervolg van dit artikel zullen doen). Vertrouwen is cruciaal voor het aangaan van een partnership. Partnership is een thema dat niet alleen meer een wens is van een opdrachtgever, maar nu echt centraal staat binnen IFM-contracten. In de praktijk is het creëren en behouden van een partnership echter zeker niet eenvoudig. Naast dat er vele partijen op de markt beschikbaar zijn om te bemiddelen in een partnership is Vested in de facilitaire markt momenteel een hot item. Vested is een Amerikaans businessmodel, dat als uitgangspunt heeft dat opdrachtgever en opdrachtnemer geen tegengestelde belangen hebben, maar een gezamenlijk belang, een win-winsituatie dus. Voor welke methode ook wordt gekozen, het creëren en het behouden van een partnership kost tijd en moeite. Maar de uiteindelijk te behalen resultaten kunnen van enorme meerwaarde voor de organisatie zijn.

“De uitbestedingsknip wordt steeds hoger gelegd”

OUTPUTSTURING

Steeds meer opdrachtgevers hebben behoefte aan een andere manier van sturing. Dit staat in relatie tot het voorgaande punt: de opdrachtgever vertrouwt de IFM-partner en heeft niet meer de behoefte om alles continu te controleren. Toch wordt er nog steeds van de IFM-partner verwacht dat hij maandelijks of ieder kwartaal uitgebreide rapportages oplevert. Grote vraag aan de opdrachtgever is: “Wat doe je hier nu daadwerkelijk mee?” De tijd en inspanning, gemoeid met het opstellen van de rapportages, zijn vaak niet gering. Meer en meer stappen opdrachtgevers dan ook over van resultaatgerichte sturing naar outputsturing. Dus geen ‘eindeloze’ lijst met KPI’s meer, maar de klantbeleving centraal laten staan. Het is hierbij de uitdaging om samen met de IFM-partner een systematiek uit te denken, die past bij de gezamenlijke ambitie, waardoor uiteindelijk de gewenste ‘win-win’-situatie ontstaat.

“Vested is momenteel een hot item”

HOGERE KNIP

Ook de trend naar een hogere ‘uitbestedingsknip’ vloeit voort uit de voorgaande twee trends. De opdrachtgever vertrouwt de IFM-partner steeds meer en realiseert zich dat bepaalde functies niet meer noodzakelijk zijn binnen hun eigen regieorganisatie. De zogenaamde ‘knip’ wordt steeds hoger gelegd. Waar voorheen de opdrachtgever zelf nog specialisten in dienst had voor contract management, leveranciersmanagement en operations management, focust een compacte regie-organisatie zich meer en meer op de strategie en beleidsvorming. De IFM-partner kan dan als specialist in zijn vakgebied de opdrachtgever op weg helpen met de nieuwste technologieën en best practices van andere klanten toepassen bij de betreffende account. Uiteindelijk zijn de opdrachtgever en de IFM-partner samen in staat om meerwaarde te creëren voor de eindgebruikers.

INTERNATIONALISERING

In de afgelopen jaren stond de facilitaire markt in het teken van internationalisering. Deze trend is ook terug te zien binnen IFM-contracten. Steeds vaker vraagt een opdrachtgever om een IFM partner die internationaal georiënteerd is, waardoor één partner geselecteerd kan worden die in meerdere landen actief zal zijn voor de opdrachtgever.

SLOT

De IFM-markt is de afgelopen jaren volwassener geworden. Vertrouwen is hét key woord binnen vele IFM-contracten. De focus ligt op écht samenwerken. Wie weet wat deze samenwerking allemaal teweeg gaat brengen en waar IFM over 10 jaar zal staan.

IFM Trends