23 juli 2019

Voor succes in de toekomst, betrek een Facilitair projectmanager bij uw huisvestingsproject!

Waar vroeger een duidelijke scheiding lag tussen de afdeling Real Estate (die zich bekommerde over huisvestingszaken) en de Facilitaire afdeling (welke verantwoordelijk was voor het beheer) bevinden we ons steeds meer in een grijs gebied, waarin werkzaamheden en onderwerpen elkaar overlappen. Daarbij merken we dat de samenwerking tussen de Facilitair projectmanager en afdeling Real Estate steeds inniger wordt. Wie “wijzigingen” binnen de huisvesting heeft doorgevoerd weet hoe belangrijk directe betrokkenheid van FM bij een huisvestingsproject is. Denk aan ontwerp- of indelingskeuzes van architecten of bezuinigingsbesluiten door Real Estate. Dit kan na oplevering grote invloed hebben op de facilitaire exploitatiekosten. Daar waar een investering wordt wegbezuinigd en het projectbudget wordt behaald, kunnen de exploitatiekosten in de beheerfase stijgen. Om hier grip op te houden en (onverwachte) stijgingen te voorkomen, is een nauwe samenwerking een vereiste. Vanuit FM wordt door een andere bril naar huisvestingsvraagstukken gekeken en vooral nagedacht over en gekeken naar de langere termijn.

Een Facility manager is vanuit origine gewend om kosten te besparen. Hoewel de markt weer is aangetrokken en er meer geld te besteden is, blijft kostenbesparing altijd één van de uitgangspunten binnen FM. Echter de wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven is verandert, er wordt steeds meer geïnvesteerd in duurzame materialen die op lange termijn zichzelf terugverdienen.

Ook zijn lang niet alle huisvestingsvraagstukken een Real Estate aangelegenheid. Wijzigingen in werkplekconcepten, ISSO/ VCA-certificering of het opstellen van een Programma van Eisen kan goed belegd worden bij een Facilitair projectmanager.

Herhuisvesting

Door de aanhoudende prijsstijging van zowel huur als aankoop van kantoorpanden, blijven de huisvestingsvragen binnenkomen. Een goede aanleiding om eens kritisch naar de bestaande huisvesting in relatie tot de bewonersbehoefte en (facilitaire)voorzieningen te kijken. Hoe kun je efficiënter met de ruimtes omgaan? Veel bedrijven maken de overstap naar flexibel werken om te kunnen besparen op de vierkante meters, ofwel gaan herhuisvesten of processen binnen afdelingen of diensten opnieuw op elkaar afstemmen. Het overstappen naar minder meters heeft impact op verschillende facetten, zo wordt meubilair intensiever gebruikt, is er meer zuurstofcapaciteit per m2 benodigd en zal er naar alle waarschijnlijkheid minder opslagruimte beschikbaar zijn. Kort om, het bovenstaande proces heeft behoorlijk wat gevolgen op Facilitair gebied. Wie kan u hierin beter adviseren dan een Facilitair projectmanager?

Uiteraard hoeft niet alles een aanpassing of vernieuwing te zijn, soms is het juist de kracht om voorzieningen of facilitaire processen in de huidige staat te handhaven.

Wie is de Facilitair projectmanager?

Het is de kracht van een Facilitair projectmanager om de facilitaire processen te allen tijde te laten aansluiten op de steeds veranderende huisvestingsvraagstuk. Waarbij zowel de projectbelangen als de facilitaire uitgangspunten worden behartigd. De Facilitair projectmanager draagt zorg voor of ziet toe op een projectfasering met snelle en vakkundige uitvoering van de (bouwkundige) werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met diverse in- en externe partijen en gezorgd voor een inhoudelijk en adequaat overdrachtsdocument met betrekking tot beheer van het object of (facilitaire)middelen in de toekomst.

Vanuit een helicopterview wordt de focus gelegd op een totale organisatie tot in de kleinste details van een project. In het achterhoofd wordt bij iedere stap de vertaling naar de beheerfase gemaakt, rekening houdend met de gestelde normen, wet- en regelgeving.

Toegevoegde waarde van Facilitair projectmanager

Naast herhuisvesting zijn er nog tal van andere huisvestingsvraagstukken waarbij FM van toegevoegde waarde is. Na oplevering van een project wordt het pand, de verdieping of de producten overgedragen aan FM. Zij moeten uiteindelijk het gebouw beheren en/of de dienstverlening hierop inrichten. Door de Facilitair projectmanager vanaf het begin bij huisvestingsprojecten te laten aansluiten of projecten te laten uitvoeren, is de toegevoegde waarde direct zichtbaar. Het kennisdelen kan direct beginnen en heeft effect op de kwaliteit en samenwerking voor de toekomst.

Hieronder een aantal voorbeelden:

  • Efficiënter gebruik van (werk)ruimtes. FM weet wat de behoefte in de organisatie (fte’s /m2 bvo) is, kan een goede inschatting maken van de benodigde ruimte(s) en beheerst de logistieke processen. Een bijkomend voordeel is: bij een renovatie kent FM alle ins- en outs van het pand;
  • Optimale aansluiting van de dienstverlening. Huisvestingsproducten/ elementen komen pas goed tot zijn recht wanneer de dienstverlening die hiermee gemoeid is hierop aan kan sluiten. We hebben immers niets aan een glazen dak waar geen glasbewassing kan plaatsvinden of een expeditie-ingang die niet toegankelijk is voor vrachtwagens. Hierin kan de Facilitair projectmanager zorgen voor een goede afstemming met de juiste partijen;
  • Nieuwe technologische ontwikkelingen kunnen een grote bijdrage leveren aan efficiënte en effectieve inzet van producten of dienstverlening, de Facilitair projectmanager kan deze link leggen;
  • Langere levensduur van materialen/ producten. Een Facilitair projectleider heeft ervaring hoe pandbewoners in de beheerfase omgaan met de omgeving en kan advies geven welke materialen het beste gebruikt kunnen worden;
  • Duurzaamheid wordt steeds belangrijker binnen organisaties en is op verschillende aspecten toepasbaar binnen de huisvesting. De Facilitair projectmanager ziet erop toe of draagt zorg dat de toegepaste duurzaamheid een positieve bijdrage levert aan FM-voorzieningen.

Inzet Facilitair projectmanager?

Om huisvestingsvraagstukken te laten slagen, met als resultaat een fantastisch én functionerend gebouw, is een Facilitair projectmanager onmisbaar. Op dit moment is al een lichte verschuiving merkbaar. Door een Facilitair projectmanager te betrekken bij uw project wordt de kennis verbreed, is kennis delen direct van toepassing en worden uw huisvestingsprojecten rechtstreeks gecoördineerd.

Hebt u een vraag over dit artikel of heeft u een huisvestingsvraagstuk en behoefte om te sparren? Neem gerust contact met ons op. FGB is dé Facilitair expert voor jou.