Aanbesteding catering: BVP met een persoonlijke twist

Het aanbesteden van cateringdienstverlening is goed mogelijk aan de hand van Best Value Procurement. Wie dat wil, kan op sommige onderdelen zelfs een persoonlijke draai aan de methodiek geven om een eindresultaat te bereiken dat het beste bij hem past. Bij een aanbesteding van cateringdiensten, onlangs uitgevoerd bij een banklocatie, is dat met succes gebeurd.

Organisaties zoeken steeds meer naar een samenwerking met partners waarbij de expertise van de partner optimaal wordt benut. De inkoopmethodiek Best Value Procurement (BVP) wordt bij het aanbesteden van de bedrijfscatering dan ook steeds vaker toegepast. In ‘Prestatie-inkoop. Wie steekt er boven het maaiveld uit?’ van Jeroen van de Rijt en Sicco Santema is het proces van BVP tot in detail beschreven, maar in de praktijk wordt er door opdrachtgevers vaak een eigen draai aan gegeven. Een goed voorbeeld is de aanbesteding cateringdiensten die onlangs is uitgevoerd bij een banklocatie. De afdeling Facilitaire Services is ingericht volgens een facilitair regiemodel waarbij geen facilitaire medewerkers meer in dienst zijn. De externe partners zijn volledig verantwoordelijk voor de operationele uitvoering en de afstemming hiervan. De gedachte achter BVP sluit aan bij de gedachte achter het regiemodel, de keuze voor de aanbestedingsmethodiek was dan ook snel gemaakt.

Vraag naar de markt

Om de dienstverleners de maximale ruimte te geven is – kort samengevat – de volgende vraag gesteld: ‘In de RFP staan de randvoorwaarden en prestatie-indicatoren beschreven, de ruimte zoals bezichtigd tijdens de locatieschouw zal beschikbaar worden gesteld en het plafondbedrag is vastgesteld. Als u het hier voor het zeggen heeft, welke dienstverlening zou u dan leveren en waarin onderscheidt u zich van de andere aanbieders?’ Met het beantwoorden van deze vragen, middels het indienen van een RAVA-plan (risico- en kansendossier) en een projectplan, wordt duidelijk welke partij de beste prestatie kan leveren binnen het vastgestelde plafondbedrag. Daarmee is dan wel de expert geselecteerd, maar een belangrijke vraag voor de opdrachtgever blijft onbeantwoord: is elke expert per definitie ook de juiste partner?

Partnerschap

Om tot een partnerschap te komen is de subjectieve ‘klik’ tussen de partijen van essentieel belang. Volgens de BVP-theorie worden de plannen anoniem ingediend zodat er volledig objectief beoordeeld kan worden. Gezien de waarde die deze opdrachtgever hecht aan het goede gevoel bij de dienstverlenende organisatie, is het BVP-proces aangepast met een persoonlijke twist.

Extra contactmomenten

In het proces is veel aandacht besteed aan het leren kennen van de potentiële partners. Doordat een opdrachtgever niet verplicht is de Europese Aanbestedingsregels te volgen, was het mogelijk om de volgende contactmomenten aan het proces toe te voegen: > Dialoogsessie > Individueel schouwmoment > Mystery visits op referentieprojecten > Bedrijfsbezoek bij de dienstverlener > Presentatie van het plan

Ad 1. Dialoogsessie

De dialoogsessie heeft als doel kennis te maken met de, op basis van een shortlist, geselecteerde partijen en de RFP, inclusief de gekozen aanbestedingsmethode, toe te lichten. De dienstverlener heeft de kans te laten zie wie hij is, hoe hij werkt en waar hij voor staat. In deze sessie heeft de opdrachtgever de gelegenheid een gevoel te krijgen bij de dienstverlener. Vaak ontstaat het juiste gevoel op het moment dat partijen op dezelfde golflengte zitten en partijen zich kunnen identificeren met de kernwaarden van elkaars organisatie. Ontbreekt het juiste gevoel, dan heeft de opdrachtgever de mogelijkheid partijen uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding.

Ad 2. Individuele schouw

Het individuele schouwmoment is aansluitend aan de dialoogsessie georganiseerd. Elke partij krijgt daarbij de mogelijkheid tijdens de lunch het bedrijfsrestaurant te bezoeken en de cateringmedewerkers en gasten aan te spreken. De dienstverlener dient een cateringconcept te bieden dat aansluit bij de wensen van de klant. Om hier de juiste invulling aan te kunnen geven, is het van belang dat de cateraar niet alleen de opdrachtgever maar ook de gasten leert kennen.

Ad 3 en 4. Bedrijfsbezoek en mystery visits

Als belangrijk onderdeel van de beoordelingsfase zijn het bedrijfsbezoek en de mystery visits aan het aanbestedingsproces toegevoegd. De deelnemende partijen hebben in de dialoogfase aangetoond dat de visie van de dienstverlener aansluit bij de visie van de opdrachtgever. Het doel van deze extra contactmomenten is het beoordelen van de wijze waarop de visie is vertaald naar de praktijk en in welke mate de kernwaarden daadwerkelijk terugkomen in de uitvoering. Het bedrijfsbezoek vindt plaats op een (kantoor) locatie van de dienstverleners met als doel de organisatiecultuur te beoordelen. De mystery visits bestaan uit een onaangekondigd bezoek aan een klantlocatie van de dienstverleners om de uitvoerende dienstverlening te beoordelen. Het beoordelingsteam neemt letterlijk ‘een kijkje in de keuken’ van de dienstverleners.

De toegevoegde persoonlijke contactmomenten en de subjectieve beoordeling zijn strijdig met het geanonimiseerd indienen van de RAVA-plannen ten behoeve van een objectieve beoordeling. Als afwijking op het BVP-proces is het daarom een logische keuze de plannen niet te laten anonimiseren.

Ad 5. Presentatieronde

De RAVA-plannen en projectplannen worden door het kernteam individueel beoordeeld, de toegekende scores worden vervolgens besproken in een plenaire sessie. De partijen die voldoende punten hebben gescoord op de onderdelen bedrijfsbezoek, mystery visit en het aangeboden plan, worden uitgenodigd voor de presentatieronde. In de presentatie van een uur hebben zij de mogelijkheid de opdrachtgever (vertegenwoordigd door het kernteam) ervan te overtuigen dat zij de beste partner zijn. De presentatie is uiteindelijk doorslaggevend voor het gunningsbesluit.

Enthousiast

In deze case was de opdrachtgever enthousiast over het BVP-proces en door een aanpassing in het proces is invulling gegeven aan de wens om het subjectieve aspect ‘gevoel’ mee te laten wegen bij de beoordeling. De persoonlijke aanpak, in combinatie met een transparant proces en open communicatie, hebben ertoe bijgedragen dat betrokken partijen het aanbestedingstraject als zeer prettig hebben ervaren. Daarnaast heeft de opdrachtgever het juiste gevoel bij de expert die, op basis van de aangetoonde toegevoegde waarde, is geselecteerd.

Persoonlijke twist

Elke opdrachtgever is anders waardoor een gewenste persoonlijke twist binnen het BVP-proces per opdrachtgever kan verschillen. Onderstaand 3 tips die kunnen bijdragen aan het behalen van het gewenste resultaat.

Tip 1. Gebruik de kennis van de opdrachtgever

In het BVP-proces wordt de opdrachtgever neergezet als non-expert op het gebied van de dienstverlening. Echter, elke opdrachtgever, en haar medewerkers, hebben dagelijks te maken met de cateringdienstverlening waardoor de opdrachtgever veel kennis in huis heeft. Het is gedurende het inkooptraject van belang dat ook de kennis vanuit de opdrachtgever optimaal wordt benut. Stel vooraf vast wat de opdrachtgever verwacht van de externe dienstverlener en wat de voornaamste wensen zijn met betrekking tot de uitvoering. Bespreek het inkoopproces met de opdrachtgever, beoordeel of dit aansluit bij de verwachtingen en wensen van de opdrachtgever en stel indien gewenst het proces bij.

Tip 2. Geef de nodige aandacht aan het vaststellen van het plafondbedrag

Het vaststellen van een plafondbedrag is een van de punten waarin het BVP-proces afwijkt van een regulier inkoopproces. Voldoende inzicht in de kosten is noodzakelijk om een realistisch plafondbedrag vast te kunnen stellen. Daarnaast is het van belang duidelijk aan te geven uit welke componenten het plafondbedrag is opgebouwd. Het betreft de componenten uit de vaste aanneemsom zoals personeelskosten, exploitatiekosten, algemene kosten (bijvoorbeeld kwaliteitscontroles, huur kassa) en inkoop/omzet producten bedrijfsrestaurant. De variabele kosten voor componenten als banqueting, gratis verstrekkingen en evenementen zijn vaak te onvoorspelbaar waardoor deze componenten niet worden meegenomen in het plafondbedrag. In het kader van kostenbeheersing is het wenselijk een budget op te nemen voor deze onvoorspelbare diensten. De cateringpartner zal de verantwoordelijkheid krijgen voor het bewaken van het budget en zal kostenreducerende maatregelen aandragen op het moment dat zij constateren dat het budget niet toereikend is.

Tip 3. Stel duidelijke outputcriteria vast

Een kenmerk van het BVP-proces is dat een opdrachtgever de dienstverlening niet volledig specificeert in het pakket aan eisen, maar zich beperkt tot een aantal outputcriteria. De opdrachtgever schrijft niet voor welk assortiment aangeboden moet worden, op welke tijden het restaurant geopend moet zijn, hoe de uitgiftebalie ingericht moet worden of tegen welke prijs producten verkocht moeten worden. Er is wel een aantal kaders vastgesteld waarbinnen de dienstverlening geleverd moet worden. De verantwoordelijkheid voor de invulling van de dienstverlening wordt volledig bij de cateraar gelegd. Om als opdrachtgever de gewenste grip te kunnen houden op de dienstverlening dient de cateringpartner aan te kunnen tonen dat die voldoet aan de gestelde outputcriteria. Om te kunnen voldoen aan deze outputcriteria is het van belang dat de cateringpartner de opdrachtgever als contracteigenaar en als klant/gebruiker goed kent en de dienstverlening aanpast aan de wensen.

Voorbeelden van outputcriteria: > Klanttevredenheid en bezettingsgraad > Competenties: ondernemend, innovatief, flexibel, betrouwbaar > Budgetbeheersing > Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen > Samenwerking overige dienstverleners > Voldoen aan wet- en regelgeving

Een aanbestedingstraject vormt de basis voor een langdurig partnerschap. Het is dan ook van belang dat een opdrachtgever kiest voor de methode die het beste bij de organisatie past, met mogelijk een persoonlijke twist

Auteur : Tessa de Gruijter – adviseur bij FGB Facility Group in Dordrecht.