Coördinator Dienstverlening bij TU Delft

Directie Informatie- & Communicatie Technologie & Facilitair Management (ICT&FM)

ICT&FM als onderdeel van de Universiteitsdienst is de directie die de TU Delft stimuleert en faciliteert bij het realiseren van haar doelstellingen. Zij faciliteert en stimuleert zowel de ‘core business’ onderwijs en onderzoek, als de ondersteunende directies van de TU Delft. Door te focussen op innovatie, flexibilisering, professionaliteit en samenwerking met collega’s en studenten is de directie in staat om een excellente en veilige ICT-infrastructuur te bieden voor de gehele campus.

ICT&FM bestaat uit de lijnafdelingen University Services Support, R&D Innovation, Shared Service Center ICT en Facilitair Management.

De afdeling Dienstverlening zorgt er voor dat de medewerkers en studenten zo optimaal mogelijk gebruik kunnen maken van de voorzieningen die de faculteiten en gebouwen te bieden hebben. De afdeling Dienstverlening bestaat uit 4 clusters en de sector Logistiek & Milieu, met elk een coördinator. Medewerkers in de clusters Dienstverlening verzorgen logistieke taken, onderwijs-ondersteuning, verzorgen van evenementen en allerlei hand- en spandiensten op de locatie. Medewerkers Logistiek & Milieu hebben de zorg voor de centrale inkoop van chemicaliën, laboratoriumbenodigdheden en persoonlijke beschermingsmiddelen, de distributie van gevaarlijke goederen en gassen over de campus, inzameling, afvoer en registratie van alle gevaarlijke (afval)stoffen op de TU Delft.

Doel van de functie

Het zorgen voor een kwalitatief goede en passende dienstverlening binnen het cluster waarbij gast-vrijheid centraal staat. Het aansturen van het betreffende cluster en operationeel aanspreekpunt zijn voor de faculteit (voor alle gebieden van Facilitair Management en gebouwbeheer). Het deelnemen aan werkgroepen en zorgen voor de benodigde input bij projecten om de afstemming te borgen ten aanzien van operationele dienstverlening (zowel tijdens het project als daarna).

Plaats in de organisatie

De coördinator Dienstverlening is hiërarchisch onder de manager Dienstverlening geplaatst en geeft hiërarchisch leiding aan circa 10 tot 20 medewerkers (een voorman, medewerkers MID 1 en 2 en participatiemedewerkers)

Kerntaken en verantwoordelijkheden

  1. Leidinggeven
  • Geeft, binnen de vastgestelde beleidskaders, hiërarchisch en op coachende wijze leiding aan een cluster Dienstverlening en draagt zorg voor teamvorming.
  • Draagt zorg voor verzuimpreventie en -beheersing binnen het cluster.
  • Voert periodiek overleg met medewerkers over voortgang en resultaten van het cluster.
  • Zorgt voor talentontwikkeling en professionalisering van de medewerkers.
  • Bewaakt en bevordert een goede communicatie en samenwerking binnen het cluster en met overige afdelingen.
  • Stuurt het cluster mede op basis van afgesproken KPI’s (klanttevredenheid, medewerkers-tevredenheid, ziekteverzuim, klachten en calls on time).
  • Geeft uitvoering aan HR-beleid zoals het houden van R&O gesprekken en verzuimgesprekken. Voert gesprekken met medewerkers over hun functioneren, loopbaanontwikkeling en werk-prestaties.
  • Draagt zorg voor de werving en selectie van medewerkers.
  1. Beleidsontwikkeling cluster en bijdragen aan het beleid van de afdeling Dienstverlening
  • Ontwikkelt voorstellen voor een optimalisering van het cluster, legt deze ter goedkeuring voor aan de manager Dienstverlening en implementeert geaccordeerde voorstellen.
  • Signaleert mogelijke knelpunten en doet voorstellen voor verbeterpunten t.a.v. processen en de dienstverlening van het cluster.
  • Adviseert, gevraagd en ongevraagd, over het dienstverleningsbeleid, werkmethoden, proces-sen, organisatie en kosten.
  • Vertaalt organisatiebeleid naar concrete doelen en plan van aanpak voor het cluster.
  • Levert een bijdrage aan de jaarlijkse beleidscyclus van de afdeling Dienstverlening.
  • Signaleert gebruikersbehoeften en anticipeert daarop.
  1. Implementatie
  • Stelt het jaarplan op en maakt begrotingsvoorstellen op het gebied van operationele dienstverlening zowel voor de niet faculteitgebonden locaties als voor de faculteitgebouwen.
  • Is verantwoordelijk voor de kwantitatieve en kwalitatieve uitvoering van de diensten van het cluster en de tevredenheid hierover van de gebruikers en collega’s.
  • Heeft afstemmingsoverleg met gebouwbeheer en dienstverlening om de werkzaamheden van beide afdelingen op elkaar af te stemmen en de voortgang te bewaken. Daarnaast overleg met de assetmanager om operationeel en tactisch/strategisch af te stemmen.
  • Bespreekt met faculteitssecretarissen de geleverde dienstverlening op operationeel niveau.
  • Stelt structureel management rapportages op voor de operationele dienstverlening, voert analyses uit, signaleert knelpunten en doet voorstellen ter verbetering en ontwikkeling.
  • Is verantwoordelijk voor de correcte aanwending, beheer en bewaking van de financiële middelen van het cluster.

Functie-eisen

    • HBO werk- en denkniveau, relevante HBO opleiding
    • Ruime ervaring, 5 – 7 jaar, als leidinggevende in het vakgebied van facilitymanagement.
    • Kennis van de Engelse taal in woord en geschrift.
  • Functiecompetenties: doelgericht, gastvrijheid, omgevingsgerichtheid, plannen en organiseren, analytisch vermogen, overtuigingskracht, organisatiesensitiviteit, verbindend leiderschap, coachend, mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden en sturen op resultaat (cursief zijn UFO competenties).

 

Protocol schaalindeling

Naar aard en zwaarte van de functie komt de functie het meest overeen met het UFO profiel Afdelingshoofd 4 dat is ingedeeld in schaal 10.

Locatie

Delft